Piet Overduin& Erik Hietkamp
‘D’r op en d’r over’ is een bekende kreet uit de wielersport. Na een inhaalpoging, direct de kop pakken en wegspringen voor de overwinning. Met dat beeld voor ogen, schreven we dit artikel over digitalisering in de zorg.
Digitalisering komt los
Digitalisering in zorg en onderwijs dreigden in een impasse te geraken. Beslissingen werden uitgesteld, veel pilots werden niet omgezet in het structureel digitaliseren van processen en diensten - een gebrek aan visie, kennis, angst voor investeren en gebrek aan moed lijken de belangrijkste belemmeringen om de complexe, digitale vraagstukken bij de horens te vatten.
Hoewel we nog midden in het oog van Corona zitten, wordt al een bekende dynamiek duidelijk: urgentie door een crisis creëert ruimte voor nieuwe -vaak sluimerende- oplossingen. De technologie is er al langer, nu lijkt de reus daadwerkelijk te ontwaken. Een spontane digitaliseringsgolf gaat momenteel door zorg en onderwijs.
Na sluiting van alle onderwijsinstellingen schakelt men haastig over op digitaal onderwijs, want het is geen vakantietijd; het onderwijs moet doorgaan. Deze ontwikkeling werd lang als ongewenst gezien, want de pedagogische en didactische voordelen van klassikaal onderwijs stonden fier overeind. Door de sluiting vervalt dat argument. Digitaal onderwijs is nu de beste optie. Men zoomt, skypet en teamt om individueel of groepsgewijs de oorspronkelijke lessituatie zoveel mogelijk te benaderen. Alle docenten doen mee, er is geen geldig excuus om hiervan af te wijken. Ook in de zorg wordt druk gewerkt met teleconsult, beeldbellen, e-health apps en monitoring op afstand en digitaal zelfonderzoek om Corona op te sporen. Huisartsen maken zich snel het gebruik van digitale hulpmiddelen eigen, om de groeiende patiëntenstroom het hoofd te bieden. De overheid wil in een volgende stap bij het terugdringen van het virus, een tweetal apps inzetten voor opsporing en monitoring. Een stap naar zelfregie om ziekte te voorkomen en ter ontlasting van de GGD, die over onvoldoende testcapaciteit beschikt. De privacy is overigens nog wel een aandachtspunt. Kortom, de Corona-crisis werkt als katalysator voor verdergaande digitalisering in de samenleving, dus ook voor zorg en onderwijs. In nood wordt alles vloeibaar, geen tijd voor discussie, maar gewoon doen; niemand kan en wil achterblijven. Op basis van opportunisme (‘er is alleen een weg vooruit’) starten veelal de early adapters met verkenningen naar de verschillende mogelijkheden, neemt men snel een beslissing en volgt de introductie -collectief of individueel- van de digitale oplossing. Overigens, de leveranciers, die apps gratis ter beschikking stellen, helpen ook goed mee.
Neemt niet weg dat redenen, die de implementatie in de weg stonden, nog altijd van kracht zijn. Esther Talboom-Kamp noemt in Arts en Auto (van 3 april jl) vier redenen: slechts een derde van de e-health apps is bewezen effectief, tweederde niet; veel apps sluiten niet aan bij de beleving van patiënten; er zijn te strenge AVG-eisen, die uitwisseling lastig maakt; tenslotte is er koudwatervrees bij professionals, die bang zijn dat hun vak drastisch verandert. Daartegenover staan de voordelen dat e-health een grote rol kan spelen bij het opvangen van de werkdruk en patiënten krijgen de regie over hun ziekte en gezondheid.
Spontane change bevat ook risico’s
De ervaringen van de afgelopen weken zijn overweldigend en stemmen ons positief over de toekomst van de digitalisering en daarmee te bereiken winst in efficiency en effectiviteit in zorg en onderwijs. Je kunt stellen dat de snelle beslissingen en acties van de afgelopen week, vooral gaan over het laaghangend fruit wat tamelijk willekeurig wordt geplukt. De digi-initiatieven overkomen organisaties nu, wat hen confronteert met een gebrek aan visie en/of daadkracht tot heden. En het is niet zonder risico. Allereerst kleven er risico’s aan de snelle aanschaf en gebruik van “gratis” software. De artikelen over het gebrek aan dataprivacy van een aantal tools tonen dat duidelijk aan. Ten tweede is de snel aangeschafte software vaak niet geïntegreerd met de aanwezige infrastructuur en integratie met andere programma’s. Ten derde blijkt nu dat het digitaal aanbieden van onderwijs of zorg andere vaardigheden vraagt, maar ook een andere didaktiek en methodes van werken. Tot slot is de vraag of de en zorg- en onderwijsinstellingen voldoende expertise aan boord hebben om de veiligheid en het beheer te regelen. Dit leidt tot nieuwe vragen zoals: het in eigen beheer ontwikkelen en beheren, samen met andere instellingen of het geheel uitbesteden aan leveranciers met andere belangen?
Duurzame digitalisering: wacht niet tot na de crisis!
Goed leiderschap kijkt verder en tracht de huidige winst te behouden, misschien zelfs te verbeteren en stapsgewijs uit te breiden en het tot structureel onderdeel van de organisatie te maken. Een goede start is de ontwikkeling van een integrale visie op digitalisering. Bij het opstellen van de visie zijn de volgende vragen van belang:
De legitimering – de why?: voor welk probleem is digitalisering een oplossing? Denk aan de actuele opgave:meer zorg verlenen, tegen lagere kosten, met minder personeel en minder fouten.
De what? Wat wil je digitaliseren? Tijdens de crisis draait het veel om communicatieoplossingen en kantoortoepassingen, die ook toegankelijk zijn vanuit huis. Echter, digitalisering gaat verder. Elektronische patiënten-, cliënten- of leerlingdossiers zijn niet meer weg te denken, maar er bestaan vele opties. De kern is dat processen en het aanbod door digitalisering wezenlijk veranderen. De vele apps, e-health en zelfzorg oplossingen vergen dat de communicatie en dienstverlening aan patiënten fundamenteel verandert. Data van de organisatie wordt toegepast door het bouwen van slimme algoritmes. Ingewikkelde vraagstukken zoals roosteren of het aanbieden van de juiste persoonlijk zorg wordt opgelost met behulp van machine learning. Last but not least nemen robotisering en domotica ook een grote vlucht.
De how-vraag? Deze vraag bestaat uit meerdere onderdelen.
- Hoe ontwikkelen en beheren we de digitale oplossingen? Veelgemaakte fout is dat dit aan de IT-afdeling wordt overgelaten. De integrale ontwikkeling door zorgprofessionals, eindgebruikers (cliënten) en IT-specialisten is van groot belang.
- Hoe ontwikkelen en beheren we de digitale oplossingen? Veelgemaakte fout is dat dit aan de IT-afdeling wordt overgelaten. De integrale ontwikkeling door zorgprofessionals, eindgebruikers (cliënten) en IT-specialisten is van groot belang.
- De plek en samenstelling van de IT-afdeling. Wij zien de beweging van stafafdeling naar business partner. Organisatieontwikkeling is dan ook een onmisbare schakel naar digitale transformatie. Dat geldt ook voor meer differentiatie in het expertiseniveau van IT-ers. Van helpdeskmedewerkers tot strategische denkers op de IT-afdeling met gevoel voor missie, primaire processen en toekomstverwachtingen.
- Vaardigheden professionals: aan welke eisen en vaardigheden dienen zij te voldoen of welke scholingsactiviteiten zijn noodzakelijk om hen competent te maken in het gebruik van nieuwe tools?
- Vereiste middelen en of de organisatie deze digitaliseringsopgave zelfstandig of in samenwerking met anderen gaat uitvoeren. Het gaat om forse bedragen, continuïteit van processen en kennis en om voldoende gekwalificeerd personeel. Dat is niet eenvoudig voor data scientists en strategen met kennis van digitalisering én affiniteit met zorg- onderwijs. Wij geven in overweging om lokale of regionale shared service centra te ontwikkelen, die werken voor en bestuurd worden door gelijksoortige of heterogene partners.
Van strategie naar realisatie
Na de explosie van digitale initiatieven en de viral change, bepleiten we in dit artikel de bestuurlijke noodzaak om de leiding op digitalisering terug te pakken. De tijd is rijp om te komen tot duurzame digitalisering aan de hand van een duidelijke visie. Die visie gaat in op de why, how en what-vraag van digitalisering. Door Corona gaat de digitale change nu viral, veranderen is nog nooit zo gemakkelijk en snel gegaan. Het is echter van het laaghangend fruit. Duurzame en complexere digitalisering gaat gepaard met ingrijpende veranderingen in organisatiestructuur, zorg- en ondersteunende processen en verschuiving van middelen. Digitalisering is immers niet goedkoop en vraagt goede businesscases om tot verantwoorde beslissingen te komen. Veranderen is maatwerk -vele wegen leiden naar Rome- maar ook vele veranderingen falen voor de eindstreep. In het licht van een dreigende mislukking, is een zorgvuldige veranderstrategie aangewezen. Een blauwdruk is meestal niet passend; maatwerk des te meer. Leiderschap met affiniteit voor digitalisering is een belangrijke voorwaarde, evenals een innovatieve cultuur en een procesbenadering, die in combinatie met push- en pulltechnieken tot de gewenste veranderingen leidt. Ook cocreatie met zorgprofessionals en cliënten -zoals bij een actieonderzoek- bieden goede kansen om de gewenste veranderingen te bereiken. De hoofdboodschap is dat digitalisering meer is dan de introductie van de juiste technologie. Gebruikers -professionals en cliënten- en de juiste digitale oplossingen vormen samen de succesfactor. Ons motto luidt: doe wat je vandaag kunt doen om de flow van de viral change te benutten voor duurzame digitalisering!